1.
Tấm gỗ là gì?
Lớp phủ (còn được gọi là laminating) liên quan đến việc đặt các tài liệu vào một màng dán và sau đó sử dụng máy ép để làm nóng và ấn chúng lại với nhau, "niêm phong" tờ giấy bên trong phim. Phương pháp này không thấm nước, nếp nhăn - bằng chứng và xé - kháng thuốc.
Các loại tài liệu phù hợp:
Giấy chứng nhận, giải thưởng
Thẻ nhân viên, giấy phép làm việc
Menu, tài liệu đào tạo
Thuận lợi:
Chống thấm nước, nhuộm - kháng và gấp -
Song hình mạnh mẽ hơn, tinh tế hơn
Chi phí thấp và dễ sử dụng
2. Tệp thư mục và người tổ chức tập tin
Có nhiều loại thư mục tệp:
Hai - Binder vòng / ba - Binder vòng
Túi Ziplock
Chèn tổ chức tập tin
Các loại tài liệu phù hợp:
Báo cáo, hợp đồng, quy tắc và quy định
Tài liệu dự án, Biên bản cuộc họp
Tất cả các loại tài liệu giấy A4
Thuận lợi:
Phân loại rõ ràng và nộp đơn dễ dàng
Có thể tái sử dụng
Chi phí giá cả phải chăng và một loạt các phong cách
3. Quét và sao lưu điện tử
Phương pháp Mô tả:
Sử dụng máy quét hoặc máy ảnh để chuyển đổi các tài liệu giấy thành các phiên bản điện tử và lưu chúng vào dịch vụ đám mây, ổ USB hoặc máy chủ công ty. Kết hợp được đề xuất:
Giấy kép và lưu trữ điện tử
Các tệp nén được mã hóa, kiểm soát truy cập
Thuận lợi:
Ngăn chặn tổn thất và thiệt hại
Dễ dàng tìm và chia sẻ
Tiết kiệm không gian giấy
4. Túi tệp chống nước/túi Fireproof
Thích hợp cho:
Mang theo các tài liệu quan trọng khi đang di chuyển
Lưu trữ dài - Tài liệu thuật ngữ
Thuận lợi:
Chất liệu chống thấm và chống cháy
Con dấu khóa kéo mạnh
Một số có khóa kết hợp để thêm bảo mật
5. Túi/hộp được niêm phong
Sử dụng:
Thích hợp để lưu trữ các tài liệu phân loại nặng hoặc đa -, chẳng hạn như hợp đồng, tài liệu khách hàng và tệp nhân sự.
Đặc trưng:
Dung tích lớn
Có thể được dán nhãn và phân loại
Các vật liệu khác nhau: giấy, nhựa, vải oxford, v.v.
6.
Ngoài việc bảo vệ các tài liệu, điều quan trọng là phải học cách tiêu diệt chúng một cách an toàn. Tài liệu bảo mật hoặc công ty tư nhân không nên bị loại bỏ một cách bất cẩn; Chúng nên được băm nhỏ.